ده، چاپ سنگی، عکس، طرح و نقشه و حتی قطعه سنگی را شامل می‌شود که روی عبارتی حک کرده باشند. سند در معنی جمع (یعنی اسناد) به معنی قرارداد و طرح و نامه و هر مدرک نوشته‌ای را شامل می‌شود که برای اثبات واقعه‌ای بکار می‌رود. سند که بهترین دلیل اثبات دعوی است، تجسم مادی خبر یا فکر است، مانند نامه، قرارداد، رسید، دفتر حساب، مسدوده، عکس اعم از طبی7 و غیر طبی، و پلاک یا صفحه”.
در حقوق فرانسه، سند8 نیز به معنی ماده ???? قانون مدنی ایران بکار رفته است، و مطابق تعریف فرهنگ حقوقی دالز،9 سند برای تثبیت یک واقعه حقوقی، یا واقعه‌ای ساده بکار می‌رود.10
مبحث سوم- ارکان سند
طبق تعریف ماده ???? ق.م، که در تعریف سند به معنی خاص می‌گوید: “سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد”، دلیلی سند محسوب خواهد شد که دارای دو رکن و شرط اساسی باشد:
گفتار اول- رکن شکلی
منظور از سند در حقوق، نوشته است وگرنه تمام ادله‌ی اثبات دعوی سند تلقی می‌شدند. پس با این قید، تمام ادله‌ای که به صورت مکتوب در نیامده است از تعریف سند خارج می‌شود.
آوردن قید کتبی بودن در تعریف سند کاملاً ضروری است، برخلاف برخی که بر این عقیده هستند که چون کتبی بودن سند صفت ذاتی و لاینفک سند است و آوردن صفت کتبی بودن برای سند قیدی زائد است. چرا که اولاً برای تعریف لفظ سند از لحاظ منطقی، لازم است که جنس آن مشخص باشد و جنس سند نیز نوشته شود. ثانیاً لفظ سند به معنای عام گاهی اوقات شامل دلایل گفتاری و غیر نوشته، مثل اقرار لفظی و امارات نیز می‌شود. به عنوان مثال، هنگامی که گفته می‌شود فلان حدیث دارای سند معتبری است مقصود این است که سلسله راویان عادل و معتمدی این حدیث را از معصوم علیه‌السلام نقل کرده‌اند. یا درجایی که گفته می‌شود سند شما بر صحت ادعایتان چه می‌باشد مقصود این است که قراین و اماراتی برای شما بر صحت ادعاء موجود است.11
بند ? ماده ???? ق.م که اسناد کتبی را در زمره دلایل اثبات دعوی آورده است، اشاره به معنی خاص سند دارد که با قید کتبی از مفهوم عام سند12 یا دلیل جدا می‌شود. پس، نباید قید کتبی را در این ترکیب حشو و قبیح پنداشت؛ و به همین مناسبت در قوانین جدیدتر هم قید کتبی برای سند تکرار شده است.13 بنابراین اولین رکن سند مکتوب بودن آن است که در قانون هم ذکر شده است.
شهادت‌نامه
اصولاً نوشته‌ای در محاکم مورد استناد طرفین دعوی قرار می‌گیرد که دلیلیت داشته باشد، و آن نوشته، سند می‌باشد؛ مگر اینکه قانونگذار در این مورد استثنایی قائل شده باشد.
تنها فرضی که قانون مدنی، به منظور اخراج نوشته‌ای از زمره اسناد، تصریح کرده، تنظیم شهادت‌نامه است که شخص یا گروهی اطلاعات و مشاهدات خود را، درباره‌ی عمل یا واقعه‌ای که در آن دخالت نداشته‌اند، در نوشته‌ای می‌آورند.14
ماده ???? قانون مدنی ایران از شهادت‌نامه نام می‌برد و می‌گوید شهادت‌نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را خواهد داشت. قانون مدنی شهادت‌نامه را تعریف نکرده است و این اصطلاح هم در کتب فقهی، با آنکه مضمون آن از مصداق، اقرار و شهادت، و شهادت بر شهادت خارج نیست، ولی با معنی و شکل خاص آن وجود ندارد.15 مطابق تعریف قانون مدنی ایران شهادت‌نامه هم ممکن است شهادت کتبی شاهدی باشد که واقعه‌ای را دیده یا شنیده، و چون خود این شاهد در دسترس نیست شهادت‌نامه‌ی او را در محکمه ارائه می‌دهند، و هم ممکن است معنایی وسیعتر داشته باشد، یعنی به همان معنایی بکار می‌رود که در حقوق خارج رایج است، و آن این است که، کسی که در مسئله‌ی علمی یا اجتماعی بصیرت و اطلاعی جامع دارد، و اطلاع او در محکمه بکار می‌آید و می‌تواند راهنمای محکمه یا اصحاب دعوی باشد، یا اصولاً برای آنکه حقیقت را در یک امر علمی یا اجتماعی به محکمه ابراز کند آنچه درباره‌ی آن مسئله می‌داند در نامه‌ای می‌نویسد و پس از امضای ذیل آن، امضای خود را به تصدیق دفتر اسناد رسمی یا مقام صالح دیگر می‌رساند، و آن نامه را به محکمه می‌فرستد یا به یکی از اصحاب دعوی می‌دهد. قانون مدنی ایران که می‌گوید این شهادت‌نامه سند نیست، اگر صرفاً این شهادت‌نامه حاکی از امر خصوصی باشد، مثلاً نویسنده‌ی شهادت‌نامه بر حقانیت یکی از اصحاب دعوی، یا بر بی‌گناهی متهمی گواهی دهد، این شهادت‌نامه به اندازه یک گواهی معتبر است، ولی اگر نویسنده‌ی شهادت‌نامه دانشمندی باشد که تحقیقات او در مسائل علمی یا اجتماعی حجت باشد، شهادت‌نامه ممضی به امضای او را می‌توان سند پنداشت. ولی چون اغلب شهادت‌نامه‌ها مربوط به واقعه‌ای است فردی، یا اگر هم مربوط به واقعه‌ای جمعی باشد، نویسنده‌ی شهادت‌نامه فقط مشهودات عادی خود را می‌نویسد، قانون ایران هم بدین معنی توجه داشته است که شهادت‌نامه را فقط از نظر اعتبار مانند شهادت فرض کرده است.16
گفتار دوم- رکن ماهوی
در اصطلاح حقوقی برای آنکه به نوشته‌ای سند گفته شود، آن نوشته باید قابلیت آن را داشته باشد که در دادرسی بتواند دلیل قرار بگیرد. چه آن که دعوایی مطرح نشده باشد یا آنکه تنظیم‌کنندگان، احتمال به وجود آمدن دعوایی را ندهند، مانند قباله نکاح.
پس نوشته‌ای سند محسوب می‌شود که قابلیت استناد را داشته باشد. به این صورت که نوشته دلیلیت داشته باشد، و حاوی دلیلی موضوعی باشد. پس هدف از تنظیم سند، فراهم نمودن امکان استناد به آن است و به همین دلیل، ماده ???? ق.م قابلیت استناد را در تعریف سند آورده است.
قابلیت استناد، در دو فرض نسبت به نوشته‌های ارائه شده به دادگاه مطرح می‌شود:
?- فرضی که نوشته به حکم قانون توان اثبات موضوع دعوی را ندارد:
مانند اینکه مدعی در برابر خوانده به قولنامه‌ی عادی فروش ملک او به خود استناد کند و بر پایه آن اجرت‌المثل زمان تصرف خوانده را مطالبه نماید، چرا که قولنامه‌ی عادی برای اثبات مالکیت عین و منافع ملک مورد تعهد قابل استناد نیست و مطلوب خواهان را ثابت نمی‌کند (ماده ?? ق.ث). همچنین است ارائه‌ی نوشته‌ی عادی برای اثبات انتقال حق کسب و پیشه و تجارت17 و ارائه‌ی حواله‌ی عادی به جای برات برای اثبات مسئولیت تضامنی محیل و محال‌علیه یا سند عادی شراکت‌نامه و صلح‌نامه و هبه‌نامه یا استناد به نوشته در برابر سند مالکیت و مانند این‌ها. به این مفهوم، قابلیت استناد وصف نسبی و متناسب با دعوای طرح شده است؛ چنانکه قولنامه عادی برای اثبات التزام مالک به بیع قابلیت استناد را دارد، ولی در دعوای مطالبه اجرت‌المثل در دادگاه پذیرفته نمی‌شود.
?- پاره‌ای از اعلامهای در سند، نه موضوع اصلی تصرف است و نه با آن ارتباط مستقیم دارد.
اینگونه اعلامها را در عرف سردفتران و سندنویسان “رسم‌القباله” می‌نامند و ویژگی آنها در بی‌اعتنایی به مفاد عبارتی است که یا جنبه تشریفاتی دارد یا سنت و عادت سندنویسان شده است. مانند عبارت “شرط ضمن عقد خارج لازم” برای قالب قراردادی که بر طبق ماده ?? ق.م الزام‌آور است. این عبارت را به سادگی می‌توان از سند حذف کرد، چرا که هیچ تغییری در مفاد آن نمی‌دهد؛ و به همین اعتبار هم قابلیت استناد را ندارد. همچنین است اعلام سلامت مزاج در وقفنامه‌ها و هبه‌نامه‌ها و گاه اعلام صوری قبض و مانند این‌ها.18
گفتار سوم- امضاء
اصولاً هر نوشته‌ای که در قراردادها، به عنوان سند بین اشخاص، صورت می‌گیرد دارای امضای طرفین می‌باشد؛ به طوری که نوشته‌های مذکور، اگر فاقد امضای یکی از طرفین باشد، در صورت انکار شخصی که آن نوشته را امضاء نکرده است، نوشته‌ی مذکور فاقد اعتبار می‌باشد.19
بنابراین، امضای سند را باید به عنوان شرط سوم بر آن افزود، هر چند که پاره‌ای از نوشته‌ها، نیاز به امضاء ندارد و دلالت عرف بر تصمیم نهایی تنظیم‌کننده جای نشان ویژه‌ی امضاء را می‌گیرد.20
نوشته‌ی منتسب به اشخاص در صورتی قابل استناد است که امضاء شده باشد. امضاء نشان تأیید اعلامهای مندرج در سند و پذیرش تعهدهای ناشی از آن است و پیش از آن، نوشته را باید طرحی به حساب آورد که موضوع مطالعه و تدبر است و هنوز تصمیم نهایی درباره‌ی آن گرفته نشده است. سند امضاء نشده ناقص است و مهم‌ترین رکن اعتبار را ندارد، هرچند که ممکن است به عنوان قرینه‌ی تأییدکننده‌ی سایر ادله مستند قرار گیرد. به عنوان مثال، اگر اصالت سند امضاء شده انکار شود و ارائه‌کننده‌ی آن، ضمن استناد به نظر کارشناس و تحقیق از گواهان، نوشته‌ی بی امضایی از منکر را ارائه دهد که اقرار به تعهد خود کرده است، دادگاه نوشته را ب