ه عنوان سند اقرار نمی‌پذیرد، ولی می‌تواند آن را قرینه بر اصالت سند امضاء شده بداند. لزوم امضاء سند در تعریف ماده‌ی ???? ق.م نیامده است. ولی، نه تنها از اصول کلی حقوقی و عرف مسلم، این رکن سند به خوبی استنباط می‌شود، استقرار در شرایط اسناد در قوانین گوناگون نیز ضرورت امضاء را، به عنوان رکن اصلی سند، تأیید می‌کند. از جمله ماده‌ی ???? و مواد ????- ???? ق.م، ماده‌ی ??? ق.ت در شرایط برات، ماده‌ی ??? ق.ت در بیان ارکان سفته، ماده‌ی ??? ق.ت در مورد چک، مواد ??? و ??? ق.ا.ح در مورد وصیت‌نامه‌ها، مواد ?? و ?? ق.ث بدین عبارت: “امضای ثبت سند پس از قرائت آن به توسط طرفین معامله یا وکلای آنها دلیل رضایت آنها خواهد بود” و مانند این‌ها. این احکام چندان تکرار شده و عرف مسلم چنان استقرار یافته است که هیچ تردیدی در لزوم و اهمیت امضای سند باقی نمی‌گذارد. با وجود این، در بعضی موارد خاص، قانونگذار نوشته‌ی بی امضاء را نیز معتبر شناخته است: ماده ???? ق.م اعلام می‌کند: “دفاتر تجارتی در مورد دعوای تاجری بر تاجر دیگر، در صورتی که دعوی از محاسبات و مطالبات تجارتی حاصل شده باشد، دلیل محسوب می‌شود. مشروط بر اینکه دفاتر مزبوره مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد” و ماده‌ی ???? می‌افزاید: “دفتر تاجر در مقابل غیر تاجر سندیت ندارد و فقط ممکن است جزء قرائن و امارات قبول شود، لیکن اگر کسی به دفتر تاجر استناد کرد، نمی‌تواند تفکیک کرده، آنچه را که بر نفع اوست قبول و آنچه به ضرر او است رد کند، مگر آنکه بی‌اعتباری آنچه را که بر ضرر او است ثابت کند”.از این حکم خاص نباید درباره‌ی رکن بودن امضاء به تردید افتاد. زیرا، قانونگذار بر پایه‌ی تشریفات و آثار این دفاتر، ثبت واقعه یا طلب و تعهدی را در آن در حکم امضاء دانسته و از داوری عرف هم در این زمینه دور نیفتاده است. وانگهی، سندیت اعتباری دفاتر تجارتی همانند سایر اسناد مطلق و کامل نیست؛ اعتباری ناقص دارد که ویژه‌ی رابطه‌ی بازرگانان است و همین امر حکمی بودن سند را نشان می‌دهد. پس، باید این فرض حقوقی را نیز در زیر مجموعه‌ی اسناد امضاء شده آورد و در قاعده‌ی لزوم امضای سند تردید نکرد.21
مبحث چهارم- ایراد به تعریف قانون مدنی از سند
در اینجا ایراداتی که بعضی حقوقدانان، به تعریف قانون مدنی از سند کرده‌اند می‌پردازیم.
در تعریف ماده ???? ق.م از سند، قابلیت استناد تنها در مقام دعوی یا دفاع ذکر شده است. این امر باعث می‌شود که گفته شود سند در یک دعوای خاص دلیل محسوب می‌شود و در دعوای دیگری دلیل نیست در حالی که قابلیت استناد سند به این معنا است که سند حاوی دلیل می‌باشد اعم از اینکه در دعوای خاصی به آن استناد بشود یا خیر. به عنوان مثال عقدنامه ازدواج قطعاً سند محسوب می‌شود. چرا که حاوی اقرار به وجود رابطه‌ی زوجیت میان طرفین می‌باشد لکن این سند ممکن است هیچ‌گاه در مقام دعوی مورد استناد قرار نگیرد.22
ولی این ایراد وارد نیست، چرا که ظاهراً مقصود قانونگذار این می‌باشد که هر نوشته‌ای که “قابلیت” استناد در دعوای مربوط به آن دعوی را داشته باشد سند محسوب می‌شود و دلیل می‌باشد، و منظور قانونگذار این نیست که اگر نوشته‌ای در مقام دعوی قرار نگیرد سند محسوب نمی‌شود، بلکه از لفظ “قابلیت” همین معنا را می‌توان فهمید که حتی اگر در مقام دعوی هم قرار نگیرد ولی قابلیت استناد در دعوای احتمالی را دارا باشد کافی است.
و نیز به تعریف قانون مدنی ایراد شده که اولاً تعریف فوق بسیار کلی و عام است، به گونه‌ای که می‌تواند شامل ادله‌ی حکمی مثل متون قانونی نیز شود، زیرا تمام متون قانونی که در روزنامه رسمی منتشر می‌شوند، نوشته هستند و در دعاوی نیز مورد استناد قرار می‌گیرند، در حالی که ادله‌ی حکمی موضوع بحث ادله‌ی اثبات دعوی قرار نمی‌گیرند. ثانیاً بر اساس این ماده دلیلی به نام سند فقط در مقام دعوی یا دفاع قابلیت استناد دارد. در حالی که به طور کلی دلیلیت یک دلیل محدود به اقامه‌ی دعوی نمی‌شود و سند به مجرد اینکه حاوی دلیل باشد دلیل اثبات تلقی می‌گردد، اعم از اینکه در دعاوی خاص به آن استناد شود یا هرگز از آن استفاده نشود. برای رفع ایرادات مزبور سند را باید چنین تعریف کرد: سند عبارت است از نوشته‌ای که حاوی دلیل اثبات موضوعی حق است. واژه “حاوی” نشان‌دهنده این است که خود سند دلیل نیست، بلکه محتوای سند است که دلیل محسوب می‌شود. واژه‌ی “موضوعی” نیز حاکی از این است که محتوای سند باید دلالت بر وجود حقی در عالم خارج نماید و نه حکم آن، بنابراین دلایل حکمی را شامل نمی‌شود.23
بخش دوم- انواع سند
در قانون مدنی اسناد به دو دسته تقسیم شده است:
?- سند رسمی؛
?- سند عادی (غیررسمی).24
مبحث اول- سند رسمی
به موجب ماده ???? ق.م: “اسنادی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند رسمی است”.
همانطور که در این تعریف مشاهده می‌شود، اسناد رسمی توسط سه دسته تنظیم می‌شوند: اداره‌ی ثبت، دفاتر اسناد رسمی و سایر مأمورین رسمی؛ و هر کدام از این سه دسته باید در حدود صلاحیت خود، که در زیر بررسی می‌شود، اقدام به تنظیم سند رسمی کنند. بنابراین اسنادی که توسط این سه دسته تنظیم نشوند، و یا اینکه در حدود صلاحیت آنها نباشد، سند عادی محسوب خواهند شد.
گفتار اول- انواع سند رسمی از لحاظ مأمور تنظیم‌کننده‌ی سند
?- اسناد تنظیمی توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک؛
?- اسناد تنظیمی توسط دفاتر اسناد رسمی؛
?- اسناد تنظیمی توسط سایر مأمورین رسمی.
بند اول- تنظیم سند توسط اداره‌ی ثبت اسناد و املاک
هر سندی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود سند مالکیت بوده و تابع قانون ثبت اسناد و املاک است.
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با شکل و تشکیلات کنونی در مجموعه نظام اداری کشور تحت نظارت عالیه ریاست قوه‌ی قضائیه و با هدف تثبیت و استقرار حقوق و مالکیت مشروع افراد جامعه و تنظیم روابط مادی و ختم دعاوی ناشی از مراودات اشخاص با یکدیگر و تأمین اعتبار رسمی برای اسناد تنظیمی از طریق اجرای قوانین و مقررات مربوط به ثبت اسناد و املاک، اشتغال دارد. از جمله مهم‌ترین اسناد صادره از سوی ادارات ثبت اسناد و املاک سازمان ثبت، سند مالکیت برای املاک مسکونی از جمله آپارتمانها و نیز املاک مزروعی و بنا و مستحدثات و باغات است.25
سندی که در اداره‌ی ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شود سند مالکیت است. تنظیم سند مالکیت تابع قانون ثبت اسناد و املاک است. این قانون طرز انتشار آگهی، نصب پلاک، توزیع اظهارنامه، دادن اظهارنامه، انتشار آگهی نوبتی، انتشار آگهی تهدیدی، سرانجام ثبت ملک را در دفتر املاک شرح می‌دهد. در اداره‌ی ثبت غیر از دفتر املاک، برای ثبت قنوات، ثبت موقوفات، ثبت املاک توقیف شده و املاک مجهول‌المالک نیز دفتری وجود دارد.26
بند دوم- تنظیم سند توسط دفاتر اسناد رسمی
علاوه بر اداره‌ی ثبت، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود رسمی است. قانون، دفاتر اسناد رسمی را دفاتر اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری می‌داند که برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی، طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود.
بر اساس ماده ? قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران “دفترخانه اسناد رسمی واحد وابسته به وزارت دادگستری است و برای تنظیم و ثبت اسناد رسمی طبق قوانین و مقررات مربوط تشکیل می‌شود. سازمان و وظایف دفترخانه تابع قوانین و نظامات راجع به آن است”. نمونه‌های مشهور دفاتر اسناد رسمی عبارتند از: دفاتر رسمی اسناد و دفاتر ازدواج و طلاق.
ماده ?? قانون ثبت وظایف سردفتر را معین می‌کند که عبارتند از:
?- ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون؛
?- دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند؛
?- تصدیق صحت امضاء؛
?- قبول و حفظ اسنادی که امانت می‌گذارند.
بند سوم- تنظیم سند توسط سایر مأمورین رسمی
غیر از اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند، بقیه‌ی اسنادی که توسط مأمورین رسمی تنظیم می‌شود، در این قسم قرار می‌گیرد. مثل شناسنامه، گذرنامه و…
تنظیم سند توسط مأمور رسمی، برای رسمی شدن سند کافی نمی‌باشد، و برای اینکه سند رسمی به حساب بیاید باید دارای شرایط زیر باشد:
الف- تنظیم سند بوسیله‌ی سایر مأمورین رسمی دولت
سند زمانی رسمی می‌باشد که بوسیله‌ی